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[데스크 칼럼]-회의 많이 하십니까?
경북동부 관리자 기자 / d3388100@hanmail.net 입력 : 2018년 05월 09일(수) 16:30
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직장생활을 하는 사람들 중 혹 회 의 때문에 스트레스를 받아본 사람 이 있느냐고 물으면 동의하는 사람 이 많을까. 많다면 이유는 무엇 때문 일까 궁금해 진다. 실제로 생각보다 많은 사람들이 회의에 회의적이다. 일하는 시간을 쪼개 하는 회의인데 조직의 생산성을 낮춘다면 그런 회 의를 왜 해야하나. 무작정 회의에 대 한 거부감 보다는 회의를 왜 하는지 부터 생각해보고 회의를 함으로써 무엇을 얻을 수 있는지 생각해 봐야 한다.
회의가 무엇인가. 직원들이 모여 어떤 문제에 대하여 가장 민주적이 고 합리적인 방식으로 토론과 의결 과정을 거쳐 전체 조직의 의사를 결 정짓는 일을 말한다. 비단 직장에서 뿐만 아니라 가정에서도 구성원의 의견을 하나로 모으는 일이기에 필 요한 경우 해야 하는게 회의다.
“회의는 짧을수록 좋다. 잦은 회의 는 나쁜 조직의 징후다.” 미국의 현 대 경영학 창시자 피터 드러커의 말 이다.
리더의 즉흥적인 업무지시로 무분 별하게 열리는 회의 때문에 시간과 업무관리가 안된다고 호소하는 사 람도 있다.
회의를 미숙하게 진행함으로써 비 생산적이고 폐해적 요소만 부각되는 경우도 있다.
그러면 어떻게하면 좀 더 효율적 인 회의를 진행 할 수 있는지 고민 해 보자. 회의란 조직을 성장, 발전시 키기 위해 하는 업무의 한 부분이다. 따라서 효율적인 회의진행이 따라 야 한다. 효율적인 회의를 진행하기 위해서는 무엇보다 회의 진행규칙 을 잘 알아야 한다. 또 주제와 목표 를 명확하게 정해놓아야 회의의 방 향을 잃지 않고 일관된 회의를 성공 적으로 진행할 수 있다. 또, 조직원 들이 회의에 집중할 수 있어야 한다. 회의 중에 전화를 받거나 전화를 하 러 나가는 사람도 있고, 다른 사람 이 의견을 말하는 중에 휴대폰 문자 메시지를 확인하거나 보내는 등 산 만한 경우가 있다. 심지어 다른 참석 자가 의견을 내놓고 있는데 듣지도 않은 채 낙서를 해대는 사람도 있다. 참석자들이 이런 행동을 하고 있 다면 회의는 비능률적이 되고, 역으 로 회의가 비능률적이 될수록 회의 중에 이런 식의 딴짓하는 사람은 더 늘어나게 돼있다.
회의란 공감하는 내용을 가장 간 단명료하게 전달해야 효과적이다. 또 짧고 충분한 상호공감이 이루어져야 한다. 조직의 리더가 느끼는 불안감 이나 강박관념에서 이루어지는 일방 통행식 회의는 시간낭비일 뿐이다.
모르긴 몰라도 아마 회의를 좋아 하는 사람은 대체로 조직의 리더나 부서장급이다. 아랫사람들은 회의 자체를 그다지 좋아하지 않는다. 회의를 자주 해야만 의사소통이 되면서 조직 장악이 가능하고 업무 가 제대로 이뤄질 것이라는 리더의 생각은 잘못이다. 전문가들은 리더 의 강박관념이 심할수록 회의 시간 과 횟수도 늘어난다고 보고있다. 시 도 때도 없이 소집하는 회의에 불만 을 토로하는 직장인도 상당수다. 회 의를 주재하는 사람 혼자서 일방적 으로 지시하거나 역정을 내고, 혼자 만 떠들다가 회의가 끝나도 결론이 뭔지 아는 사람이 없는 회의에 스트 레스만 쌓인다는 반응이다. 후진적 회의의 목적은 지시와 명령이지만 선진형은 창의력 수집이다. 현대사 회에서 회의가 중요하다지만 그것이 결코 윗사람의 특권은 아니다. 지금 이라도 리더라는 분들은 아랫사람 이 만족하는 회의문화를 만들어야 한다.
직원들이 함께 한자리에 모이는 회의란 진정으로 소통하는 자리이 고 공감하는 자리여야 한다. 또 서로 대등한 대화가 이루어지고 말하기 와 듣기를 적절히 해야 하는 것이다. 리더가 공부를 많이하고 직무지식 을 충분히 가지고 있으면서, 업무를 조직원들에게 효율적으로 분배하고 각종 의견을 수렴하여 대책을 마련 한다면 큰 문제가 없다. 그런데 높은 직급에 있는 사람이 아무것도 모르 고 그냥 직원들 닦달만 하다보니 회 의가 많아지는 것이다.
효율적인 회의를 통해 공통된 목 표를 향한 지속적인 노력을 하다보 면 조직의 발전과 결과는 크게 달라 질 수 있다. 회의란 서로 다른 사람 들의 아이디어를 하나로 모으는 중 요한 자리가 되고, 기발한 생각을 서 로 공유할 수 있는 자리다. 부디 효 율적인 회의 진행과, 합목적적이고 원활한 회의로 나날이 새로워지고 성공하는 조직의 구성원들이 되기 를 바란다. |
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경북동부 관리자 기자  d3388100@hanmail.net
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